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Ata Notarial - Os procedimentos básicos...

Ata Notarial

Os procedimentos básicos da sua lavratura. Técnica de redação - o coração deste precioso instrumento notarial.

 

Felipe Leonardo Rodrigues

26º Tabelionato de Notas de S. Paulo

 

         Ata notarial é o instrumento público no qual a pedido de pessoa capaz o tabelião formaliza um documento narrando fielmente tudo aquilo que verifica com seus próprios sentidos sem emissão de opinião, juízo de valor ou conclusão, ou seja, narra e materializa os acontecimentos em sua essência, constitui prova para ser utilizada quando conveniente, de modo que a veracidade (juris tantum) somente poderia ser retirada através de sentença transitada em julgado.

         A nosso ver, conceituamos a ata notarial como: "Instrumento público no qual o tabelião ou preposto autorizado, a pedido de pessoa capaz ou representante legal, materializa fielmente em forma narrativa o estado dos fatos e das coisas, de tudo aquilo que verifica com seus próprios sentidos sem emissão de opinião, juízo de valor ou conclusão, portando por fé que tudo aquilo presenciado e relatado representa a verdade, consignando-os em livro de notas".

Na lavratura de qualquer das espécies de ata notarial, o tabelião ou preposto autorizado poderá seguir cinco procedimentos básicos para escrever a ata notarial:

1º) Quem (solicitante): é a denominação da pessoa que solicita a ata notarial. Quais as pessoas que tem legitimidade para solicitar a) pessoas capazes, b) incapazes (maiores de dezesseis), c) procuradores e d) pessoas jurídicas; se solicitação de incapaz, menção expressa à idade e por quem assistido; se solicitação de procurador, menção expressa à representação por procurador, também menção à data, livro e folha do cartório em que foi lavrada a procuração, e data da expedição da certidão, quando exibida por esta forma; se solicitação de pessoa jurídica, os documentos comprobatórios da representação.

A nosso ver, o instrumento particular de mandato é hábil para se fazer representar na ata notarial, conforme item 12.1. da seção II da lavratura dos atos notariais das Normas da Corregedoria Geral de Justiça de SP que diz ser vedado o uso de instrumentos particulares de mandato ou substabelecimentos, para lavratura de atos que exijam a escritura pública (art. 109 do Código Civil) grifo nosso.  

Ademais, constara nome e qualificação completa (nacionalidade, profissão, estado civil, número do documento de identidade, repartição expedidora, número de inscrição no cadastro de pessoas físicas, domicílio e residência) do [s] solicitante [s], assistente [s], procurador [es] ou representante [s].

As solicitações para verificação de fatos no Tabelionato ou em diligência podem ser feitas por qualquer tipo de comunicação (telefone, fax, e-mail) ou pessoalmente. Frisamos: o solicitante na lavratura estará pessoalmente e assinará perante o tabelião ou preposto autorizado, qualificando-o e identificando-o.

2º) Quando - data / horas: constara a data e hora precisas da verificação dos fatos. Contudo, também constarão na ata notarial a data da lavratura para a devida leitura e assinatura, e as eventuais datas efetivas das verificações dos fatos, quando estes forem sucessivos. A nosso ver, é plenamente válida a verificação de fatos em dias anormais do expediente notarial, como aos sábados e domingos. Frisamos: Nestes casos, dependera do entendimento do tabelião ou preposto autorizado onde os quais verificarão se os fatos podem ser constatados em outro dia sem prejuízo do seu desaparecimento ou deverão ser naqueles dias (sábados ou domingos). Da mesma forma, a verificação dos fatos pelo tabelião ou preposto autorizado pode ser constatada a qualquer hora, inclusive naquelas antecedentes e supervenientes do expediente normal do Tabelionato. Salientamos que: deve-se mencionar na ata notarial, a data, o dia da semana (quando sábado ou domingo) e as horas, evidenciando a verdadeira realidade dos fatos.

         3º) Onde / local: Os fatos podem ser verificados no Tabelionato, como por exemplo, na verificação de fatos na internet, onde o tabelião ou preposto autorizado acessara e verificara seu conteúdo em computador próprio. Grifamos pelo seguinte motivo: Atualmente, se o tabelião ou preposto autorizado não tiver habilidades em informática facilmente poderá ser induzidos a erro, pois ao acessarem e verificarem fatos na internet em computadores de terceiros, poderão estar acessando páginas já armazenadas no computador (navegando em off line), ao invés de estarem conectados à Internet. Atualmente há programas, onde os quais dão aparência às páginas off line ou armazenadas como se estivessem realmente na rede de comunicação de computadores Internet. Frisamos: Cuidado, não verificarem fatos na internet em máquinas de terceiros, exceto na verificação da existência de mensagens eletrônicas (e-mails). Nos fatos verificados em diligência o tabelião ou preposto autorizado, nesses casos verificara sua competência territorial, conforme determina o art. 9º da Lei 8.935/94 e nos lugares onde o acesso deve ser autorizado previamente, como por exemplo, a entrada na residência de determinada pessoa, no remanescente não há impedimentos.

4º) O fato a ser descrito ou presenciado (objeto): Geralmente as atas notariais - quanto ao objeto, se classificam em: lícitos e ilícitos; físicos, eletrônicos e sensoriais.

         Fatos lícitos são aqueles que não contrariam as leis, os contratos etc, simplesmente fatos cotidianos, como por exemplo, a materialização de um evento, a publicação de um livro ou lançamento de um sítio.

Fatos ilícitos - como já mencionamos em outras oportunidades - podem ser verificados e descritos no instrumento em tela. O papel primordial da ata notarial é materializar o fato e, se o fato é ilícito, será transcrito como foi presenciado pelo tabelião e, a toda evidência, não poderá contribuir para propagar o fato ilícito. Entretanto, excluem-se os crimes penais - tais como: homicídios, estelionatos, lesões corporais et. A nosso ver, a constatação e materialização destes fatos são de competência exclusiva da polícia judiciária, em especial do delegado de polícia.

Fatos em meio físico são aqueles que podem ser tocados, que não mudam constantemente, como por exemplo, a verificação do estado de um imóvel. 

Fatos em meio eletrônico são aqueles, ao contrário dos físicos, que não podem ser tocados, são aqueles que mudam constantemente, como por exemplo, a verificação de uma notícia em determinado sítio na internet. 

Fatos em meio sensorial: são aqueles por meio da visão, audição e olfato - onde o tabelião ou preposto autorizado verifica com seus próprios sentidos, como por exemplo, a verificação de um diálogo telefônico em sistema viva-voz ou a verificação de substâncias cheirosas, cujo odor incomoda determinadas pessoas. 

         5º) Por quê / finalidade: este procedimento se refere à intenção do solicitante. Para que o tabelião ou preposto autorizado possa lhe informar, se o êxito esperado é consubstanciado em ata notarial ou escritura pública. 

Vejamos a redação

A técnica de redação é imprescindível para lavratura da ata notarial. O tabelião ou preposto autorizado redigirá a ata notarial de forma imparcial, clara, concisa, coerente e concomitantemente orientando o interessado sobre seus aspectos, de modo a ensejar eficácia aos efeitos almejados pelo solicitante, pois, nada logrará, se a eficácia da ata for usurpada com vícios de redação.  

         Imparcialidade

Diz respeito à não emissão de conclusões pessoais ou favorecimento àquele que solicita a ata notarial. Entretanto, o interessado pode solicitar ao tabelião que mencione um determinado aspecto dentro dos fatos verificados.

Citamos como ilustração - na verificação do uso indevido de fotografias num determinado sítio, o interessado solicita ao tabelião que acesse o determinado endereço eletrônico (www) e no qual se verifique a publicação ou uso das fotografias. Não obstante, o interessado também poderá solicitar ao tabelião que verifique a ausência de indicação de autoria das referidas fotografias, assim, corroborando o uso indevido das mesmas.

Clareza

A clareza deve ser a qualidade de todo texto notarial, pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão daquele que o lê. Entretanto, a clareza também depende de outras características, tais como: o uso do padrão culto de linguagem jurídica; evitar a duplicidade de interpretações que poderia decorrer da leitura do texto etc;

         Concisão

         Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Não se deve entendê-la como economia de palavras ou pensamento. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha conhecimento do assunto sobre o qual se escreve.

Coerência

Construir períodos que expressem pensamentos lógicos e coerentes. 

Vejamos sucintamente que a ata notarial se estende aos campos processuais e extraprocessuais.

         No campo processual - com aumento da sociedade, a desobediência às leis e aos contratos se multiplicaram e a prestação jurisdicional tornou-se morosa, tendo como resultado um número enorme de processos judiciais à espera de julgamentos. Como sabemos, a prova é o meio com que as partes em litígio procuram firmar a convicção do juiz, ao invés de perícias morosas e custosas, as partes podem se valer da ata notarial, como meio prático para celeridade dos processos.

No campo extraprocessual - Como a ata notarial pré-constitui prova, ao invés de acionar a máquina judiciária em primeiro plano, as partes litigiosas podem se valer da ata notarial para acordos extrajudiciais, portanto, prevenindo litígios e desonerando a colenda judiciária - parece-me esta ser sua essência e o fator de sua existência.

Vejamos as espécies:

         ATA NOTARIAL

Objeto: presença e declaração.

         Nesta ata o tabelião narrará fielmente em linguagem jurídica a declaração do interessado. Essas declarações são aquelas puras e simples que atingem direitos próprios (sentido de se manifestar, fazer valer o direito). Exemplo prático seria quando o consulado exige o instrumento público (escrituras, atas notariais e procurações) para satisfazer às exigências de determinada norma interna. Nesta ata, a declaração poderá ser absolutamente só ou em conjunto com testemunhas.

         ATA NOTARIAL

Objeto: verificação de fatos na rede de comunicação de computadores Internet.

Nesta espécie o interessado solicita ao tabelião que acesse um determinado website na Internet e verifique um determinado conteúdo, narrando e materializado tudo aquilo que presenciou. Ex: Uso indevido de imagens, textos, logomarcas, fatos contendo difamações, injúrias etc.

         ATA NOTARIAL

Objeto: verificação de fatos em diligência.

Nesta espécie as situações são as mais diversas e imprevisíveis, cito algumas como ilustração: O interessado pode solicitar ao tabelião que se dirija em diligência e verifique algum fato em determinada parte da cidade, respeitando o tabelião, sua área de competência territorial.

O interessado também pode solicitar ao tabelião que presencie e verifique um diálogo telefônico que o interessado fará a um determinado número, de modo que o diálogo será transcrito fielmente para o instrumento notarial. Outro exemplo seria quando o interessado solicita ao tabelião que constate a existência de placa publicitária (outdoor) e transcreva seu conteúdo fielmente.

         ATA NOTARIAL

Objeto: comparecimento e ausência de outrem.

         Nesta espécie o interessado na qualidade de compromissário-comprador em instrumento particular de compromisso de compra e venda, já quitado, cujo promitente-vendedor tentando impor embaraços ao cumprimento da obrigação, ou seja, a outorga de escritura definitiva, o interessado poderá notificar o promitente-vendedor a comparecer em cartório, às tais horas, para fins de outorga de escritura definitiva. Na eventualidade do não comparecimento justificado, facultara ao compromissário-comprador a solicitação de ata notarial atestando a ausência do promitente-vendedor e a presença do compromissário-comprador no cartório, no dia e hora fixados na notificação. É um meio de prova para eventual pedido de adjudicação. 

ATA NOTARIAL

Objeto: notoriedade.

         O interessado solicita ao tabelião que verifique a existência e a capacidade de determinada pessoa. Assim, o tabelião atestará que reconhece a pessoa como a tal, e que a mesma aparenta boas condições físicas e mentais, tendo ela declarado a ele, ora tabelião que não se encontra interdita ou em processo para tanto, o que a capacita para todos os atos da vida civil, conforme a correlata lei civil.